Plutoer学PPT:

艾技巧丨如果1小时需要做100张PPT……

主题：高效制作超长PPT

关键词：批量化 效率

这可能吗？当然可以。

七步批量生产ppt不是梦。

当然更多时候，我们希望“多一点真诚，少一点套路”。

但如果你现在需要完成短时间交出超长看起来还不错的ppt，那就需要掌握多一点“套路”，也就是批量制作ppt的技巧。

准备工作：软件设置

1.缩短自动保存时间

找到word【选项】，各版本的选项位置略有点不同，不过都在左上角，2013之后的版本在左上角【文件-选项】，2007版点击左上角【office标志】-word【选项】。

【保存】-【保存自动恢复信息时间间隔】，改为1分钟。

墙裂建议word同样设置一下。

 

再也不怕突然蓝屏、断电以及退出的时候毅然决然点了“不保存”了。

2.调大可撤销最大步数

【word选项】-【高级】-【最多可取消操作数】

 

从现在开始可以放心crtl+z。

将来的你一定会感谢你现在所做的设置。

别问我为什么知道。

接下来正式开始“七步套路”。

>>>第一步：提炼文本

PPT从本质上来说是一种强调视觉的工具，基本原则就是多图少字。你问为什么？

因为

好看的多文字排版更麻烦啊！！！

相信我，字少，不仅受众接受度高，制作起来速度也快很多。

至于字要少到什么程度，是一页一个字，还是一页一百个字，需要视场合而定。如果：

ppt并不是制作人本人使用，比如给领导做的（特点：使用人对ppt结构不熟悉）

ppt目的是课堂教学（特点：教学时间长、记忆点多而杂，学生需要跟上课堂进度）

建议PPT尽量都采用比较完整的句子，而非仅有单词或数字，足以对使用人或者受众起到提示作用。

>>>第二步：设置文字级别

在功能区找到【视图-勾选导航窗格】，再选择【大纲视图】，大纲视图页面左上角的选项框即代表选中文字的级别；

选中一个一级标题，将其文字级别定为一级，并用格式刷将所有一级标题的文字级别变为一级；

选中二级标题，将其文字级别定为二级，并用格式刷将所有二级标题的文字级别变为二级；

依次类推。

△△注意，文字级别中的最低级别为正文，而这个步骤中需要保证你将要放进PPT的内容级别都比正文要高，正文级别的文字无法在后续步骤中被识别，建议按照标题界别逐级刷下来。

word准备好之后，难道就只能将文字一段一段复制粘贴到ppt中吗？

不，还有更神奇的解决方法。

>>>第三步：word导入PPT

【word选项】-【自定义功能区-不在功能区中的命令】，找到【发送到Microsoft PowerPoint】。

再【新建组】于【主选项卡-开始】，选择【发送到Microsoft PowerPoint】添加至刚刚建立的【新建组】。

呼，准备工作终于都做完了，时间也过去了55分钟，然而PPT软件还是打都没打开……

不要皂基，祈祷3分钟，下面就是见证奇迹的时刻。

在设置好文字级别的word中，点击【发送到Microsoft PowerPoint】。

最多1分钟过后

……

当当当当~

PPT完成！

还剩1分钟，你可以喝杯水静静，不要生气。

我当然知道这么简陋的PPT是上不了天的。

于是我还准备了这些……

先解决上图的问题，即一个一级标题下的内容太长，一张ppt无法完全容纳。

在ppt文字内容框的左下角有个上下箭头符号，点击后出现一些选项，选择【将文本拆分到两个幻灯片】，当当~问题解决~

如果一次拆分不够，还可以重复这个步骤，一直拆到你满意。

 

>>>第四步：应用模板

利用好功能区中【设计】这个页面足以然后来解决裸奔的问题。

 

左侧选项框为模板，任意选择一个，即可快速上妆。 

>>>第五步：优化模板

配色、字体及效果等：

【设计】-【变体】，点击变体右边的小三角

内置的【颜色】，【字体】，【效果】，【背景样式】都在这里了。

打开【颜色】看一下，微软的配色有些挺不错，有些比较雷。如果都不满意，可以点击【自定义】，自己配色。

 

 

颜色选定后，使用该模板的ppt所有相应颜色一次性全部完成改变，比如项目符号颜色、表格配色、色块、线条等，省太多事儿了。

【字体】同理。【效果】比较少用。

2016版ppt内置的【背景】基本都是带光圈儿的渐变背景，制作纯文字ppt的时候效果非常不错~ 

某些时候用【设计】-【字体】的方法可能解决效果不好，那么还有第二个方案可以解决批量换字体问题，更快捷简单：

【开始】-【替换】-【替换字体】，效果DuangDuang老好了，比格式刷一张张来刷得快太多！

 

>>>第六步：文字排版

用word设置文字级别还有一个隐藏好处，那就是可以用SmartArt一键文字排版，迅速为ppt上妆，提升颜值。

全选文字后右键，即可转换为Smartart，再也不用一个字一个字输入啦~

还可根据配色和主题继续选择布局、颜色。

 

>>>第七步：图片排版

PPT不可能全是字儿啊，肯定需要图片。如果一张ppt需要展示多张图片，排版简直累cry……但是这个问题怎么可能难倒我呢~嘿嘿~

全选需要排版的图片，【图片工具】-【图片格式】，当当~限定高大上杂志风图文排版任你挑，比美图秀秀拼图还好用。

随便选一个，看看效果~

好啦，经过如此一番折腾，你的ppt应该可以出门见客啦。

至于“多一点真诚”的进阶步骤，下次再说。

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