如果1小时需要做100张PPT……

Plutoer学PPT:

艾技巧丨如果1小时需要做100张PPT……


主题:高效制作超长PPT


关键词:批量化 效率




这可能吗?当然可以。


七步批量生产ppt不是梦


当然更多时候,我们希望“多一点真诚,少一点套路”。


但如果你现在需要完成短时间交出超长看起来还不错的ppt,那就需要掌握多一点“套路”,也就是批量制作ppt的技巧。




准备工作:软件设置


1.缩短自动保存时间


找到word【选项】,各版本的选项位置略有点不同,不过都在左上角,2013之后的版本在左上角【文件-选项】,2007版点击左上角【office标志】-word【选项】。


【保存】-【保存自动恢复信息时间间隔】,改为1分钟。



墙裂建议word同样设置一下。


 


再也不怕突然蓝屏、断电以及退出的时候毅然决然点了“不保存”了。


2.调大可撤销最大步数


【word选项】-【高级】-【最多可取消操作数】


 


从现在开始可以放心crtl+z。




将来的你一定会感谢你现在所做的设置。


别问我为什么知道。






接下来正式开始“七步套路”。


>>>第一步:提炼文本


PPT从本质上来说是一种强调视觉的工具,基本原则就是多图少字。你问为什么?


因为








好看的多文字排版更麻烦啊!!!


相信我,字少,不仅受众接受度高,制作起来速度也快很多。


至于字要少到什么程度,是一页一个字,还是一页一百个字,需要视场合而定。如果:


ppt并不是制作人本人使用,比如给领导做的(特点:使用人对ppt结构不熟悉)


ppt目的是课堂教学(特点:教学时间长、记忆点多而杂,学生需要跟上课堂进度)


建议PPT尽量都采用比较完整的句子,而非仅有单词或数字,足以对使用人或者受众起到提示作用。




>>>第二步:设置文字级别


在功能区找到【视图-勾选导航窗格】,再选择【大纲视图】,大纲视图页面左上角的选项框即代表选中文字的级别;






选中一个一级标题,将其文字级别定为一级,并用格式刷将所有一级标题的文字级别变为一级;


选中二级标题,将其文字级别定为二级,并用格式刷将所有二级标题的文字级别变为二级;


依次类推。



△△注意,文字级别中的最低级别为正文,而这个步骤中需要保证你将要放进PPT的内容级别都比正文要高,正文级别的文字无法在后续步骤中被识别,建议按照标题界别逐级刷下来。




word准备好之后,难道就只能将文字一段一段复制粘贴到ppt中吗?


不,还有更神奇的解决方法。




>>>第三步:word导入PPT


【word选项】-【自定义功能区-不在功能区中的命令】,找到【发送到Microsoft PowerPoint】。


再【新建组】于【主选项卡-开始】,选择【发送到Microsoft PowerPoint】添加至刚刚建立的【新建组】。




呼,准备工作终于都做完了,时间也过去了55分钟,然而PPT软件还是打都没打开……


不要皂基,祈祷3分钟,下面就是见证奇迹的时刻。


在设置好文字级别的word中,点击【发送到Microsoft PowerPoint】。


最多1分钟过后


……





当当当当~


PPT完成!
















还剩1分钟,你可以喝杯水静静,不要生气。


我当然知道这么简陋的PPT是上不了天的。




于是我还准备了这些……


先解决上图的问题,即一个一级标题下的内容太长,一张ppt无法完全容纳。


在ppt文字内容框的左下角有个上下箭头符号,点击后出现一些选项,选择【将文本拆分到两个幻灯片】,当当~问题解决~





如果一次拆分不够,还可以重复这个步骤,一直拆到你满意。


 






>>>第四步:应用模板


利用好功能区中【设计】这个页面足以然后来解决裸奔的问题。


 


左侧选项框为模板,任意选择一个,即可快速上妆。 






>>>第五步:优化模板


配色、字体及效果等:


【设计】-【变体】,点击变体右边的小三角


内置的【颜色】,【字体】,【效果】,【背景样式】都在这里了。


打开【颜色】看一下,微软的配色有些挺不错,有些比较雷。如果都不满意,可以点击【自定义】,自己配色。


 


 


颜色选定后,使用该模板的ppt所有相应颜色一次性全部完成改变,比如项目符号颜色、表格配色、色块、线条等,省太多事儿了。


【字体】同理。【效果】比较少用。


2016版ppt内置的【背景】基本都是带光圈儿的渐变背景,制作纯文字ppt的时候效果非常不错~ 


某些时候用【设计】-【字体】的方法可能解决效果不好,那么还有第二个方案可以解决批量换字体问题,更快捷简单:


【开始】-【替换】-【替换字体】,效果DuangDuang老好了,比格式刷一张张来刷得快太多!


 






>>>第六步:文字排版


用word设置文字级别还有一个隐藏好处,那就是可以用SmartArt一键文字排版,迅速为ppt上妆,提升颜值。


全选文字后右键,即可转换为Smartart,再也不用一个字一个字输入啦~





还可根据配色和主题继续选择布局、颜色。





 


>>>第七步:图片排版


PPT不可能全是字儿啊,肯定需要图片。如果一张ppt需要展示多张图片,排版简直累cry……但是这个问题怎么可能难倒我呢~嘿嘿~


全选需要排版的图片,【图片工具】-【图片格式】,当当~限定高大上杂志风图文排版任你挑,比美图秀秀拼图还好用。





随便选一个,看看效果~






好啦,经过如此一番折腾,你的ppt应该可以出门见客啦。




至于“多一点真诚”的进阶步骤,下次再说。






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